Оптимизация затрат - залог успешного развития предприятия

Кто виноват? Что делать?
Руководство предприятием (фирмой) в современных условиях - хлопотное и весьма нелёгкое дело. Тем более, что помимо основной специфики деятельности, приходится уделять немало времени развитию и содержанию инфраструктуры: энергоснабжению, теплотехнике, телекоммуникации, системам безопасности и многим другим системам, напрямую не связанным с основным направлением деятельности предприятия. Конечно, никто сегодня не станет оспаривать важность всего комплекса систем, обеспечивающих эффективную деятельность сотрудников фирмы, комфортное обустройство персонала и надлежащие условия эксплуатации оборудования.
Но… Всякая деятельность по содержанию и эксплуатации здания (тем более - комплекса зданий) оттягивает на себя значительную (до 20% от оборота) массу денежных средств предприятия. А ведь эти средства можно было направить на проведение рекламной кампании, развитие производства, модернизацию оборудования и техники, улучшение социальной сферы и на многие другие перспективные проекты. Опустив за рамками статьи "первый" извечно русский вопрос (кто виноват?), перейдем сразу ко "второму": что делать?
Сразу оговоримся, что панацеи на все случаи жизни нет: каждая организация - организм со своей спецификой, внутренним укладом и традициями. В одних успешно применяются европейские (американские, японские) модели организации труда, в других - доминирует личность руководителя, третьи - находятся в динамичном поиске оптимальной организации затрат. Однако, вдумчивый руководитель внимательно следит за тенденциями в развитии Компаний, с которыми приходится взаимодействовать на рынке товаров и услуг. Поэтому, думаю, что некоторые рекомендации по оптимизации затрат, могут быть небезинтересны руководителям как крупных предприятий, так и небольших по численности фирм.

О мероприятиях.

  • На наш взгляд, проблему сокращения затрат, не связанных напрямую, с основным профилем предприятия следует решать как организационными, так и техническими способами. К организационным, безусловно, следует отнести: оптимизацию режима энергоснабжения (с учетом внутреннего трудового распорядка предприятия);
  • оптимизацию режима отопления в холодное время года (характерно для предприятий с автономной системой отопления);
  • введением системы часофикации на предприятии (строгий учет рабочего времени (с учетом "перекуров") сотрудников позволит дифференцированно начислять заработную плату);
  • сокращение численности вспомогательного персонала (вахтёры, ночные сторожа и проч.) за счет построения систем контроля доступа и охранной сигнализации.
  • контроль работы в глобальной сети (Internet) сотрудников фирмы системным администратором (Вы решаете сразу две проблемы: контролируете отрыв от работы персонала и сокращаете затраты на превышение трафика);
  • другие организационные меры, направленные на оптимизацию деятельности Вашей фирмы.

    О технических мероприятиях следует поговорить отдельно и более детально. Многие руководители успешно применяют различные мероприятия организационного характера и не уделяют должного внимания мероприятиям техническим. Такой подход диктуется, прежде всего, распространенным заблуждением, что любые технические мероприятия предполагают значительные финансовые вложения, сводящие к нулю ожидаемый от них экономический эффект. К счастью, это не так.
    Рассмотрим оптимизацию затрат за счет проведения технических мероприятий на примере условной организации:
    Приняв должность руководителя, Вы "по наследству" приняли устаревшее электрооборудование (щиты, шкафы, электропроводку), которое норовит отключиться (или даже загореться) при подключении каждого нового компьютера (или станка), охранную сигнализацию, которая работает наполовину (и поэтому её не включают), тепловые сети, грозящие затопить помещении, где только что закончился ремонт. К этому скорбному списку следует добавить АТС, работающую по одной ей известной логике и не подчиняющуюся требованиям персонала. Всё это признаки предприятия, построенного в "доперестроечные" времена. Глобальные изменения (проще - капремонт) предприятию (фирме) не по карману.

    Где выход?
    Выход, есть!
    Техническая реконструкция здания (предприятия, офиса) без значительных первоначальных затрат возможна. Прежде всего, следует определить перечень систем, подлежащих реконструкции.
    Практика показывает, что до 95% предприятий в Москве и области использую общегородские теплосети: реконструкция этих сетей лежит на городских службах, имеющих, в том числе, свои аварийные подразделения. Поэтому содержание в штате специалистов этого профиля оправдано лишь для предприятий с автономной котельной. Эксплуатация системы энергоснабжения требует наличия в штате специалистов-электриков, имеющих соответствующие группы допуска для работы с электроустановками до 1 000 В: наличие этих специалистов позволит Вам решать проблемы электропитания оборудования не только в аварийных случаях, но и производить плановую (по Вашему графику) замену электропроводки и электрооборудования. Использование офисной (учрежденческой) АТС сопряжена как с проблемами технического, так и морального старения: ещё недавно Вас устраивала ёмкость телефонной станции, а сегодня приходит специалист, рассуждающий о потоке Е1, и ставит Вас в тупиковую ситуацию. Принятие решения о наращивании существующей АТС или о приобретении новой (цифровой) должно быть точно привязано к перспективному плану развития фирмы: вот здесь и следует оптимизировать, чтобы не переплатить. Системы безопасности (в том числе противопожарной) требуют особого рассмотрения.
    Во-первых, круг специалистов, способных профессионально проектировать системы безопасности, производить их монтаж и техническое обслуживание невелик ( и ни в коем случае не пропорционален количеству рекламных объявлений в этой области). Распространённой ошибкой является совмещение функций телефониста и специалиста по системам безопасности: физические принципы, заложенные в основу, конечно, одни, но реализация очень сильно разниться.
    Во-вторых, оптимизация деятельности фирмы с помощью систем безопасности, отпугивает руководителя стоимостью оборудования: создаётся иллюзия, что экономический эффект от внедрения технических средств с лихвой поглощается сметной стоимостью проекта.
    В-третьих, распространено заблуждение, что системы безопасности не являются для предприятия профилирующими и финансирование их производится по остаточному принципу. На самом деле, всё обстоит "несколько иначе".
    Современные системы безопасности выполняют те самые технические мероприятия, о которых шла речь в начале статьи:
  • сокращают численность персонала проходных (за счет установки турникетов);
  • ведут учет рабочего времени сотрудников в интересах отдела кадров и бухгалтерии;
  • заменяют ночных сторожей (за счет сдачи объекта на пульт централизованной охраны подразделения вневедомственной охраны МВД или ЧОП);
  • документируют передвижение внутри предприятия, позволяют одному сотруднику наблюдать за всей территорией предприятия;
  • предотвращают хищения оборудования и имущества Компании;
  • сигнализируют о возникновении чрезвычайных ситуаций (возникновении очага возгорания, утечки газа, воды);

    Как экономить?

    Если предприятие (фирма) оснащено этими системами, то самым экономичным способом является заключение контракта на техническое обслуживание со специализированной проектно-монтажной организацией. Стоимость типового контракта на техническое обслуживание составляет 4 - 8% от стоимости оборудования. Техническое обслуживание предполагает проведение регламентных работ, выезд специалиста при возникновении неисправности и другие мероприятия по поддержанию систем в рабочем состоянии. Могли бы Вы предположить, что купив автомобиль, Вы будете эксплуатировать его объезжая стороной сервисные центры в течении нескольких лет? Конечно, это абсурд. Но любая (не только автомобиль) сложная по уровню технических решений система, требует технического обслуживания - и системы безопасности здесь не исключение, а правило. Оснастив предприятие системами безопасности, Вы стоите перед выбором: дожидаться отказа дорогостоящей системы или производить, свойственное любой электронной технике, техническое обслуживание, тем самым, продлевая её срок эксплуатации в 4-5 раз. В случае, если предприятие не оснащено такими системами, у руководителя есть несколько путей решения проблемы. Самый простой - выбрать подрядчика, согласовать смету и оплатить выполнение работ. Вы спросите: а как же экономия? Я отвечу: современный рынок характеризуется насыщением предложений об услугах и вполне естественна борьба за клиента. Этот дорогой клиент, за которого борются Компании, работающие на рынке безопасности - Вы.

    Существует совершенно новая на Российском рынке схема оптимизации затрат на обеспечение жизнедеятельности предприятия: "Системы безопасности в кредит".

    Западная модель потребительского рынка наглядно демонстрирует преимущества приобретения материальных средств в рассрочку. До недавнего времени под термином "рассрочка" подразумевались банковские схемы кредитования покупки недвижимости, бытовой техники и проч. Немногие Компании, работающие на рынке систем безопасности, предлагают качественно новую услугу по инсталляции электронных систем безопасности "под ключ" за 60% сметной стоимости системы. Предоставление Компаниями (например, "Аларм Телеком") такой услуги характеризуются рядом существенных преимуществ:

    во-первых, для оснащения фирмы современными системами безопасности не требуются значительные единовременные затраты;
    во-вторых, в рамках программы существует накопительный период, участие в котором позволяет снизить стоимость систем за счет получаемых скидок;
    в-третьих, оборудование становится собственностью Заказчика по окончанию монтажа системы;
    в-четвертых, рассрочка платежей позволяет планировать бюджет проекта помесячно;
    в-пятых, в состав контракта включен страховой полис на имущество Заказчика;
    в-шестых, пользоваться такой услугой могут как юридические, так и физические лица.
    Как видите, подобная гибкость делает системы безопасности доступными практически для любой организации. В заключении, хотелось бы отметить, что настоящая статья не претендует на абсолютное средство, заменяющее интуицию, знания и волю руководителя предприятия (фирмы).

 

© ООО "Аларм Телеком" 2000-2011.
Перепечатка материалов запрещена
Все права защищены.